La maquette organisationnelle est l’outil de référence de la Fonction Publique Hospitalière pour calculer les effectifs requis d’une unité de soins, avant même de construire le planning nominatif.
Définition
Une maquette organisationnelle formalise, pour un métier donné dans une unité, les effectifs nécessaires pour assurer le fonctionnement du service : quels modèles horaires, combien d’agents par créneau, avec quelle marge pour l’absentéisme et la formation. Elle sert à calculer l’Effectif Permanent Nécessaire (EPN), exprimé en Équivalents Temps Plein (ETP), et à vérifier sa cohérence avec l’effectif réellement budgété.
Cette méthode de calcul, largement répandue dans les établissements de la Fonction Publique Hospitalière, est traditionnellement mise en œuvre sous Excel, avec les fragilités que cela suppose.
Le détail du calcul, étape par étape (OAT, saisonnalité, modèles horaires, heures de remplacement, EPN), fait l’objet d’un article dédié : Calcul de l’EPN, la méthode pas à pas.
Pourquoi le calcul sous Excel atteint ses limites
La méthode de calcul est solide. Sa mise en œuvre traditionnelle sous Excel l’est moins :
- Onglets dupliqués, incohérences. Une maquette par service dans un classeur séparé : aucune réutilisation, aucune vue consolidée sans reconstruction manuelle.
- Référentiels figés en dur. OAT, coefficients nuit, jours de congés saisis cellule par cellule. Une évolution réglementaire impose de retoucher chaque classeur, service par service.
- Aucun garde-fou réglementaire. Rien n’empêche de saisir un cycle qui viole le repos de sécurité de 11h ou dépasse 48h hebdomadaires. L’erreur n’apparaît qu’au contrôle.
- Pas de scénarios comparables. Comparer une maquette actuelle à une maquette cible, ou deux hypothèses de saisonnalité, suppose de dupliquer le classeur à la main et de croiser les résultats soi-même.
Maquette organisationnelle ou logiciel de planning ?
Les deux répondent à des questions différentes, et se complètent plutôt qu’ils ne se remplacent.
| Critère | Maquette organisationnelle | Logiciel de planning |
|---|---|---|
| Question posée | Combien d’agents faut-il ? | Qui travaille quel jour ? |
| Horizon | Stratégique, dialogue de gestion annuel | Opérationnel, au jour le jour |
| Sortie | Effectif requis (EPN, ETP) par unité | Planning nominatif par agent |
| Exemples d’outils | ottmanager.fr | Octime, AgileTime, Chronos |
ottmanager.fr exporte ses maquettes en Excel pour alimenter votre logiciel de planning existant. Il ne le remplace pas.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une maquette organisationnelle ? C’est un document de référence qui définit, pour une unité de soins, les effectifs nécessaires par poste, par roulement et par qualification, à partir du temps de travail, de l’activité et des contraintes réglementaires applicables.
Quelle est la différence entre une maquette et un planning ? La maquette organisationnelle répond à une question stratégique : combien d’agents faut-il sur une unité. Le planning répond à une question opérationnelle : qui travaille quel jour. Les deux se complètent, ils ne se remplacent pas.
Pourquoi le calcul sous Excel atteint-il ses limites ? Classeurs dupliqués service par service, référentiels recopiés cellule par cellule, aucune vérification automatique de conformité, et aucune comparaison de scénarios sans reconstruction manuelle.