Politique de confidentialité

Version 1.2 — 20 juillet 2026 · Cette page présente un résumé pratique. Le texte juridique complet et à jour (dont les Article 6 à 14) fait foi sur la page Mentions légales, section 4, seul document mis à jour lors des évolutions du service.

Article 1 — Identité du responsable de traitement

CoLabFlow SASU — en cours d'immatriculation
Société par actions simplifiée unipersonnelle
Siège social : Reims, France
Code NAF : 6201Z

Contact protection des données : contact@ottmanager.fr
(SASU unipersonnelle — pas d'obligation de désignation d'un DPO au sens de l'article 37 du RGPD.)

Article 2 — Objet

La présente Politique de Confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs du site et de l'application ottmanager.fr des conditions dans lesquelles leurs données personnelles sont collectées et traitées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (loi Informatique et Libertés).

Article 3 — Données collectées

3.1 Données de compte utilisateur

• Nom, prénom — Identification de l'utilisateur (base légale : exécution du contrat, art. 6.1.b RGPD)
• Adresse email — Communication, support, délivrance de licence
• Nom de l'organisation — Gestion du contrat
• Mot de passe (haché) — Authentification

3.2 Données d'usage (mesure d'audience du site)

Le site ottmanager.fr utilise Google Analytics 4 pour mesurer son audience (pages visitées, parcours de navigation, pays, terminal, durée de visite). L'adresse IP est anonymisée avant stockage et aucun recoupement avec d'autres traitements n'est effectué. Base légale : consentement de l'utilisateur (article 6.1.a du RGPD, article 82 de la loi Informatique et Libertés), recueilli via le bandeau cookies affiché à la première visite et modifiable à tout moment via « Gérer les cookies » en pied de page. Le refus n'a aucun impact sur l'accès au site ni à ses fonctionnalités. Détail complet du traceur : voir Article 8 ci-dessous.

3.3 Données d'organisation des effectifs (dans l'application ottmanager.fr)

Les données d'organisation des effectifs (maquettes organisationnelles, postes, effectifs requis et disponibles) sont saisies et traitées sous la responsabilité exclusive du Client en sa qualité de responsable de traitement. Ces données sont hébergées sur l'infrastructure Cloud de l'Éditeur (OVH, France) dans le cadre normal de la fourniture du Service (voir DPA). ottmanager.fr traite des données d'organisation (postes, ETP, volumes horaires) et non des données de santé nominatives des agents.

Article 4 — Bases légales du traitement

4.1 Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) — Création et gestion du compte utilisateur, délivrance et gestion de la clé de licence, fourniture du Service (hébergement Cloud), support technique.

4.2 Consentement (article 6.1.a du RGPD et article 82 loi Informatique et Libertés) — Mesure d'audience du site (Google Analytics 4), recueilli via le bandeau cookies et révocable à tout moment.

4.3 Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) — Détection et prévention des fraudes, sécurité du service.

4.4 Obligation légale (article 6.1.c du RGPD) — Conservation des données de facturation (article L. 123-22 du Code de commerce : 10 ans), réponse aux réquisitions judiciaires.

Article 5 — Durée de conservation

• Données de compte : durée du contrat + 1 an après résiliation
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale, art. L. 123-22 Code de commerce)
• Données d'usage (analytics) : 13 mois (recommandation CNIL)
• Données Cloud (sync) : durée du contrat + 90 jours (réversibilité)
• Logs de sécurité : 1 an
• Données de support (tickets) : durée du contrat + 1 an

À l'expiration des durées de conservation, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Article 6 — Destinataires des données

6.1 Personnel de l'Éditeur — Seuls les membres habilités de l'équipe de l'Éditeur ont accès aux données de compte et de facturation, dans la limite de leurs attributions.

6.2 Sous-traitants

• OVH SAS — Hébergement du site et de l'application (France). Données chiffrées au repos et en transit.

Le règlement s'effectue exclusivement par virement bancaire. Aucun prestataire de paiement tiers n'intervient dans le traitement des transactions.

Article 7 — Transferts hors Union européenne

L'Éditeur ne transfère pas de données personnelles en dehors de l'Union européenne. L'hébergement est assuré par OVH sur des serveurs situés en France.

En cas de transfert futur hors UE, l'Éditeur s'engage à mettre en œuvre les garanties appropriées prévues par le RGPD (clauses contractuelles types, décision d'adéquation, etc.) et à en informer les utilisateurs.

Article 8 — Cookies et traceurs

8.1 Cookies strictement nécessaires (sans consentement) — L'application et le site ottmanager.fr déposent les cookies suivants, exemptés de consentement préalable au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés :

• Cookie de session — Maintien de la session utilisateur (durée : session)
• Cookie de langue — Préférence linguistique (durée : 1 an)
• Cookie PWA — Fonctionnement de l'application progressive (persistant)
• Cookie de thème — Préférence d'affichage clair/sombre (durée : 1 an)

8.2 Cookie de mesure d'audience (Google Analytics 4) — Le site ottmanager.fr utilise Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) pour mesurer son audience, avec IP anonymisée et sans usage publicitaire ni profilage. Ce traceur fait l'objet d'un recueil préalable de consentement via le bandeau cookies affiché à la première visite (accepter/refuser/paramétrer, choix conservé 6 mois). Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via « Gérer les cookies » en pied de page.

8.3 Absence d'autres cookies tiers — Aucun cookie publicitaire, de profilage, de réseau social, de reciblage ou de tracking cross-site n'est utilisé (pas de Google Tag Manager, Hotjar, Meta Pixel, LinkedIn Insight ou équivalent).

Article 9 — Droits des personnes

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (article 15) — Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées, et en obtenir une copie.
• Droit de rectification (article 16) — Demander la rectification de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (article 17) — Demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation (article 18) — Demander la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD.
• Droit à la portabilité (article 20) — Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (JSON, CSV).
• Droit d'opposition (article 21) — S'opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime, notamment la collecte d'analytics.
• Droit de retirer le consentement — Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
• Directives post-mortem — Conformément à la loi Informatique et Libertés, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès.

Article 10 — Exercice des droits

Pour exercer vos droits, adressez votre demande à :
Email : contact@ottmanager.fr
Courrier : CoLabFlow SASU — Protection des données, Reims, France

L'Éditeur s'engage à répondre à toute demande dans un délai maximum d'un (1) mois à compter de la réception. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, conformément à l'article 12.3 du RGPD.

Un justificatif d'identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Article 11 — Sécurité

L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données personnelles :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+)
• Chiffrement des données au repos (AES-256)
• Hashage des mots de passe (bcrypt)
• Accès restreint aux données de production
• Journalisation des accès administratifs
• Politique de gestion des incidents de sécurité
• Sauvegardes régulières chiffrées

Article 12 — Réclamation

En cas de difficulté dans l'exercice de vos droits ou de désaccord avec l'Éditeur sur le traitement de vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

CNIL
3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Téléphone : 01 53 73 22 22

Article 13 — Modifications

L'Éditeur se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email ou via l'application au moins trente (30) jours avant l'entrée en vigueur des modifications.

Article 14 — Droit applicable

La présente Politique de Confidentialité est soumise au droit français et au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

CoLabFlow SASU — en cours d'immatriculation — Reims, France
Contact : contact@ottmanager.fr
Dernière mise à jour : 20 juillet 2026