Politique de confidentialité

Version : 1.0, 12 octobre 2026

Cette page résume notre politique de confidentialité. Le texte qui fait foi est la section 4 des mentions légales ; chaque rubrique ci-dessous y renvoie.

1. Qui traite vos données

CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation), éditeur d'ottmanager.fr, 1 rue Charlier, 51100 Reims. Pour toute question sur vos données : Écrire à l'équipe.
Pour les maquettes que vous saisissez dans l'application, c'est votre établissement qui est responsable de traitement ; l'éditeur agit pour son compte, comme sous-traitant. Pour la bibliothèque communautaire, qu'il organise lui-même, l'éditeur est responsable de traitement.
Texte complet : responsable de traitement

2. Quelles données

• Votre compte : nom, prénom, e-mail, établissement, rôle (administration de l'établissement ou cadre), mot de passe conservé sous forme hachée ; si vous l'activez, et toujours pour le compte d'administration, la double authentification.
• Vos maquettes : enregistrées dans votre navigateur ; une copie est conservée sur notre serveur, en France, pour les retrouver d'un poste à l'autre. Ce sont des données d'organisation, jamais des données de santé.
• La bibliothèque communautaire, si vous l'utilisez : votre pseudonyme, les maquettes que vous publiez (anonymisées), vos reprises et vos signalements.
• Des journaux techniques : adresse IP et actions de connexion, pour la sécurité.
• La mesure d'audience du site : avec Google Analytics, seulement si vous l'acceptez.
• Vos demandes de contact : envoyées par e-mail à l'éditeur.
• La demande d'ouverture de votre établissement : établissement, SIRET, nom, prénom, e-mail professionnel et, si vous les donnez, fonction et besoin.
• Votre espace de découverte, si l'éditeur l'ouvre après votre demande : nom, prénom, e-mail professionnel et mot de passe haché. La démonstration n'est enregistrée nulle part.
• Vos demandes de support : ouvertes depuis votre espace client, avec leurs messages et leur statut. Leur contenu n'est jamais recopié dans un e-mail.
• Les licences et essais d'établissement : établissement, formule, dates (dont la date de souscription), bon de commande et contact de facturation, qui reçoit un rappel avant la fin (soixante jours, quatre-vingt-dix jours pour un établissement public) ; les invitations envoyées aux cadres.
• Ce que fait l'administration de votre établissement : ses consultations et impressions de vos maquettes, et ses décisions (validation ou refus, avec son motif) sur celles que vous lui envoyez.

Texte complet : données collectées

3. Combien de temps

• Votre compte : jusqu'à ce que vous le supprimiez, ce qui prend effet immédiatement. Sinon, il est supprimé 1 an après la fin de la dernière licence ou du dernier essai de votre établissement, ou après votre retrait par lui, après un préavis par e-mail.
• À la fin d'une licence, rien n'est supprimé : les comptes passent en lecture seule pendant 90 jours, puis l'accès prend fin.
• Vos publications dans la bibliothèque : une publication retirée n'est plus visible mais reste conservée ; si votre compte est supprimé, elle demeure, anonymisée, signée « Ancien contributeur ». Signalements : 1 an après leur traitement.
• Journal de connexion : 30 jours. Journal d'audit : 1 an.
• Demandes de contact : 3 ans après le dernier échange. Demandes d'ouverture : 1 an. Espace de découverte : 1 an après votre dernière connexion, après un préavis par e-mail.
• Demandes de support : fermées 14 jours après leur résolution si vous ne répondez pas, puis supprimées 3 ans après leur fermeture.
• Licences d'établissement : leur durée, puis 5 ans ; ensuite, le contact de facturation et les notes sont effacés. Factures : 10 ans.
• Copies de sauvegarde : une donnée supprimée y subsiste 30 jours au plus.
• Mesure d'audience : 14 mois au plus.

La plupart de ces durées sont appliquées automatiquement par notre serveur.
Texte complet : durées de conservation

4. Qui y a accès

• OVH, notre hébergeur, en France ; pour la maintenance, OVHcloud peut y accéder à distance depuis l'Union européenne, le Canada ou le Royaume-Uni, dans un cadre reconnu par la Commission européenne.
• Pennylane, pour les factures de votre établissement (hébergement dans l'Union européenne) ; Chorus Pro, où l'éditeur dépose la facture d'un établissement public. Aucune donnée de vos maquettes.
• L'administration de votre établissement : elle voit vos maquettes, en lecture seule, sans pouvoir les modifier ; vous voyez la date de sa dernière consultation, et ses décisions vous sont communiquées. Les autres cadres ne voient pas vos maquettes.
• Les autres utilisateurs, pour les maquettes que vous publiez dans la bibliothèque : anonymisées, sous votre pseudonyme, une fois validées.
• Google, pour la mesure d'audience du site, seulement avec votre accord ; un transfert vers les États-Unis est alors possible, dans un cadre reconnu par la Commission européenne.

Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires.
Texte complet : destinataires et transferts

5. Cookies

Le site et l'application ne déposent aucun cookie qui leur soit propre : ils utilisent le stockage de votre navigateur pour ce qui est strictement nécessaire. Seul Google Analytics dépose des cookies de mesure d'audience, et seulement si vous l'acceptez. Votre choix est conservé 6 mois ; vous pouvez le changer à tout moment avec « Gérer les cookies », en pied de page.
Texte complet : cookies et traceurs

6. Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier ou effacer, en limiter l'usage, les récupérer dans un format ouvert, vous opposer à certains traitements et retirer votre consentement. Deux gestes suffisent sans nous écrire : supprimer votre compte depuis Paramètres, rubrique Mon profil, et télécharger toutes vos données dans un fichier JSON depuis Paramètres, rubrique Mes données. Si votre établissement vous a retiré l'accès, ou si l'accès a pris fin, écrivez-nous : nous vous remettons l'export de vos données. Pour le reste, écrivez-nous : nous répondons sous un mois.
Texte complet : vos droits et comment les exercer

7. Réclamation

En cas de désaccord, vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Texte complet : réclamation

Résumé de la politique de confidentialité, version 1.0 du 12 octobre 2026.