Les définitions essentielles pour comprendre le dimensionnement des effectifs en Fonction Publique Hospitalière : ETP, OAT, EPN, T2A, GHT et bien d'autres.
Professionnel de santé assurant les soins d'hygiène et de confort sous la responsabilité des IDE. Comme tout agent travaillant exclusivement de nuit, l'AS de nuit relève d'une OAT de 1 476h. Le ratio IDE/AS varie selon les unités et peut être impacté par des protocoles de coopération.
Période de référence sur laquelle est calculée la durée hebdomadaire moyenne de travail d'un agent. La durée maximale est de 48h par semaine en moyenne sur le cycle, et de 44h sur 12 semaines consécutives (article 3, décret n°2002-9, transposant la directive UE 2003/88/CE). Le cycle peut être de 4, 6, 8 ou 12 semaines selon les organisations.
Coefficient d'équivalence appliqué aux heures de vacation de nuit pour les ramener à une base de temps de travail comparable aux heures de jour. Une vacation de nuit de 32,5h équivaut, en temps de travail, à environ 35h de jour. Ce coefficient est appliqué dans le calcul de l'EPN pour éviter de sous-estimer le besoin en effectif sur les organisations de nuit.
Cadres conventionnels applicables aux établissements privés à but non lucratif : FEHAP pour le sanitaire et le médico-social, UCANSS pour les organismes de sécurité sociale. Un ESPIC dimensionnant sa maquette organisationnelle doit utiliser son propre référentiel temps de travail, pas celui du décret n°2002-9.
Processus annuel d'arbitrage entre la direction et les pôles ou unités pour allouer les ressources humaines et financières. La maquette organisationnelle est un document clé du dialogue de gestion : elle objective les besoins en ETP par un calcul transparent, facilitant la négociation.
Obligation légale de formation continue pour tous les professionnels de santé, en moyenne 2 jours par an et par agent. Ces jours d'absence prévisibles doivent être intégrés dans le calcul de l'EPN pour ne pas créer un déficit d'encadrement lors des sessions de formation.
Unité de mesure des ressources humaines exprimant un volume de travail rapporté à un temps plein (100%). Un agent à 80% représente 0,8 ETP. ottmanager.fr distingue les ETP budgétaires (accordés) et les ETP opérationnels (réellement disponibles après absences).
Nombre d'agents (en ETP) théoriquement nécessaires pour assurer le service en tenant compte de toutes les absences prévisibles. L'EPN est supérieur à l'effectif cible de présence car il intègre l'absentéisme (maladie, maternité, formation, congés, repos...). Formule de base : EPN = effectif de présence souhaité × (OAT + heures d'absence prévisibles) / OAT.
Effectif exprimé en temps plein réellement rémunéré par l'établissement, utilisé pour pondérer l'ETP théorique d'un poste à l'échelle de l'établissement. Le rapport ETP/ETPR permet de rapprocher l'effectif théorique calculé par la maquette de l'effectif réellement financé par la masse salariale.
Les EHPAD ont des ratios d'encadrement propres (soins, animation, hôtellerie) et des financements mixtes (ARS pour les soins, département pour la dépendance, résidents pour l'hébergement). ottmanager.fr permet de dimensionner les effectifs soignants selon le GMP/PMP de l'établissement.
Établissement anciennement dénommé PSPH (Participant au Service Public Hospitalier). Les ESPIC appliquent les conventions collectives de la FHP ou de la FEHAP. Leurs contraintes de temps de travail sont proches de la FPH mais avec des OAT et des accords collectifs potentiellement différents.
Financement versé par l'agence régionale de santé à un établissement médico-social pour couvrir les charges de soins. En EHPAD, il est calculé à partir d'une équation tarifaire tenant compte du GIR moyen pondéré (GMP) et du niveau de soins requis, résumés dans le GMPS. Il conditionne directement l'effectif soignant finançable par l'établissement.
Groupement d'établissements publics de santé partageant un projet médical commun et mutualisant certaines ressources, créé par la loi n°2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé (article L6132-1 du code de la santé publique). Les GHT permettent la mutualisation RH entre établissements membres, chacun conservant ses propres maquettes organisationnelles.
Indicateur du niveau moyen de dépendance des résidents d'un EHPAD, calculé à partir de l'évaluation AGGIR de chaque résident, en pondérant le nombre de résidents dans chaque groupe GIR (1 à 6, coefficients de 1000 à 70) rapporté au nombre de résidents. Plus le GMP est élevé, plus le besoin en effectif soignant augmente à nombre de lits égal.
Démarche stratégique et anticipative visant à adapter les ressources humaines d'un établissement à ses besoins futurs en emplois, effectifs et compétences. Dans la FPH, la GPEEC s'appuie sur les maquettes organisationnelles par unité pour projeter les besoins à moyen terme.
Professionnel de santé titulaire du diplôme d'État infirmier, responsable des soins infirmiers auprès des patients. Un IDE travaillant exclusivement de nuit (au moins 90 % de son temps annuel) relève d'une OAT de 1 476h. Ils constituent le cœur du dimensionnement dans la plupart des unités MCO.
Spécialiste du bloc opératoire. Comme tout agent travaillant exclusivement de nuit, l'IBODE de nuit relève d'une OAT de 1 476h. Ils relèvent d'un dimensionnement spécifique lié au nombre de salles et aux programmes opératoires.
Loi n°2025-74 du 29 janvier 2025 instaurant un nombre minimum de soignants par patient hospitalisé ; ses dispositions sur les ratios entrent en vigueur au 1er janvier 2027. Les ratios précis par spécialité seront fixés par décret après avis de la Haute Autorité de Santé, saisie le 4 juillet 2025 puis le 3 avril 2026. Calendrier de la HAS (note de cadrage, juin 2026) : avis sur l'obstétrique-néonatalogie en novembre 2026 pour un décret visé au 1er janvier 2027, puis soins palliatifs à l'été 2027 et psychiatrie à l'automne 2027.
Document de référence définissant pour une unité de soins les effectifs nécessaires par poste, par roulement et par qualification. Elle intègre l'organisation des cycles, les OAT, les absences prévisibles et les ratios réglementaires. Base du dialogue de gestion avec la direction, à distinguer du planning opérationnel.
Secteur d'activité hospitalière regroupant les soins aigus : médecine, chirurgie et obstétrique. Le MCO est financé principalement par la T2A, à la différence du SSR, de la psychiatrie et du long séjour qui ont d'autres modalités de financement et des besoins en staffing différents.
Nombre d'heures de travail effectif qu'un agent à temps plein doit accomplir chaque année dans la FPH : 1 607h pour la majorité des agents de jour, 1 476h pour les agents travaillant exclusivement de nuit, soit au moins 90 % de leur temps annuel, quel que soit leur métier, en application des articles 2 et 3 du décret n°2002-9 du 4 janvier 2002. Cette valeur est la base du calcul de l'effectif permanent nécessaire (EPN) dans toute maquette organisationnelle.
Enveloppe globale fixée annuellement par le Parlement pour le remboursement des dépenses de santé. Elle contraint les marges de manœuvre budgétaires des établissements ; un dimensionnement efficace des effectifs est un levier essentiel pour rester dans l'enveloppe votée.
Repos minimal entre deux prises de service : 12 heures consécutives, fixé par l'article 6 du décret n°2002-9 du 4 janvier 2002. Il peut être ramené à 11 heures par décision du chef d'établissement, après accord local. Contrainte structurante dès qu'un cycle enchaîne des vacations de jour et de nuit.
Repos accordé en contrepartie d'heures supplémentaires, de travail de nuit, de dimanche ou de jours fériés. Doit être intégré dans le calcul de l'EPN car il réduit la disponibilité effective des agents sur la période, un paramètre souvent sous-estimé dans les maquettes construites sous Excel.
Rapport entre le nombre de lits d'une unité et le nombre d'IDE ou d'AS nécessaires pour les prendre en charge. Un repère d'environ 1 IDE pour 40 lits en MCO de nuit circule dans les recommandations professionnelles, sans valeur réglementaire contraignante à ce jour, à distinguer des ratios planchers de la loi n°2025-74.
Seuil plancher de soignants par patient hospitalisé introduit par la loi n°2025-74 du 29 janvier 2025, dont les dispositions sur les ratios entrent en vigueur au 1er janvier 2027. Distinct des ratios historiques lits/personnel, ce ratio sera fixé par spécialité par décret après avis de la Haute Autorité de Santé. Selon la note de cadrage de la HAS (juin 2026), l'obstétrique-néonatalogie passe en premier, avec un décret visé au 1er janvier 2027 ; les avis sur les soins palliatifs et la psychiatrie sont attendus en 2027.
Version datée et comparable d'une maquette organisationnelle (actuelle, cible ou variante), permettant de suivre l'évolution des hypothèses dans le temps. Comparer un scénario actuel à un scénario cible suppose de conserver une trace de chaque version, à l'inverse d'un classeur Excel unique réécrit à chaque révision.
Pourcentage de jours non travaillés rapporté au nombre théorique de jours travaillés sur une période. Inclut les arrêts maladie, maternité, paternité, accidents du travail. C'est un paramètre clé de la maquette organisationnelle : un point de taux supplémentaire peut représenter plusieurs ETP à financer.
Modèle de financement des établissements de santé basé sur le volume et la nature de l'activité réalisée (séjours, actes). La T2A représente la majorité du financement MCO et crée un lien direct entre activité, recettes et besoins en personnel : une maquette calibrée en sous-effectif pèse sur la qualité de prise en charge et donc sur l'activité.
Organisation du travail en postes de 12h (généralement 7h-19h ou 19h-7h), très répandue dans les services hospitaliers. Elle permet de réduire le nombre de jours travaillés tout en respectant l'OAT, mais nécessite un calcul précis des repos compensateurs dans la maquette organisationnelle.
ottmanager.fr vérifie chaque maquette organisationnelle contre ces règles du temps de travail FPH (paramètres par défaut : 1 607 h par an, 48 h au plus par semaine, repos quotidien de 12 h). Dimensionnez vos effectifs avec des données fiables.
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