Deux questions différentes
Un cadre de santé qui prépare son dialogue de gestion se pose deux questions qui n’appellent pas le même outil.
| OttManager | Effectivo | |
|---|---|---|
| Question posée | Combien d’agents faut-il dans cette unité ? | Qui est là, et qu’est-ce qui va changer ? |
| Périmètre | Une unité de soins, un métier soignant | Tout l’établissement, tous les métiers |
| Données d’entrée | Modèles horaires, activité, temps de travail | Agents, contrats, affectations, compétences |
| Résultat | Effectif permanent nécessaire (EPN), en ETP | Effectifs réels comparés aux cibles, projection à douze mois |
| Cadre réglementaire | Contrôle le décret n°2002-9 et les ratios de soins critiques | Aucun : outil d’aide à la décision |
La maquette organisationnelle fixe un besoin théorique. Elle ne sait pas qu’une infirmière part en retraite en mars, qu’un contrat se termine en juin, ni que la seule personne formée à un poste est absente pour plusieurs mois. C’est ce que suit Effectivo.
Ce qu’est Effectivo
Effectivo se présente ainsi : « Le logiciel de gestion et de pilotage des effectifs : pilotez vos effectifs, anticipez les écarts, simulez l’avenir. » Il n’est pas propre à la santé : il s’adresse à toute organisation, publique ou privée. C’est un outil d’aide à la décision ; il ne vérifie aucune obligation réglementaire.
Il est édité par CoLabFlow, la société qui édite aussi OttManager. Les deux produits restent distincts : comptes séparés, aucune donnée échangée entre eux.
Ses données restent chez l’établissement, dans le navigateur de l’utilisateur ou sur un serveur que l’établissement héberge, jamais chez l’éditeur. En cas de coupure réseau, le travail continue sur le poste et se synchronise à la reconnexion.
Ce qu’il apporte à un établissement de santé
- Effectifs cibles et écarts par service : les entités, les postes et leurs effectifs cibles sont modélisés ; l’outil compare en permanence les effectifs réels aux cibles et signale les écarts. Effectifs cibles
- Projection à douze mois : évolution mensuelle des ETP par type de contrat, avec les fins de contrat connues, les départs en retraite et les recrutements prévus. Projection
- Compétences critiques : repérage des compétences portées par une seule personne, et écart entre le niveau requis et le niveau évalué pour chaque agent. Compétences
- Relève des postes clés : successeurs potentiels pour chaque poste critique, et postes qui n’en ont aucun. Relève
- Scénarios : recrutements, départs, réorganisations, projetés à 90, 180 et 365 jours et comparés à la situation actuelle. Scénarios
- Valorisation : coût théorique des effectifs et sa projection mois par mois, coût d’un poste non pourvu, coût de l’absentéisme. C’est un coût théorique, coût chargé d’un ETP multiplié par les ETP, et non une prévision de paie. Valorisation
Comment les articuler
- Dimensionner dans OttManager : pour chaque unité et chaque métier soignant, la maquette donne l’EPN, contrôlé contre le décret n°2002-9 et, en soins critiques, contre le décret n°2022-694. Voir le guide maquette organisationnelle.
- Reporter l’EPN comme effectif cible dans Effectivo : la saisie est manuelle, les deux outils n’étant pas reliés. Le chiffre reporté est daté et explicable, puisqu’il renvoie à la maquette qui l’a produit.
- Suivre l’écart dans le temps : Effectivo montre comment l’effectif réel s’éloigne de la cible au fil des départs, des fins de contrat et des recrutements.
- Revenir à la maquette quand l’organisation change : passage en 12 heures, ouverture de lits, nouveau ratio. C’est la maquette qui dit si le besoin change ; voir passer en 12 heures : combien d’ETP.
Pour l’usage de cet écart dans le dialogue de gestion et la démarche propre à l’hôpital, voir GPEEC hospitalière : comment la maquette alimente le dialogue de gestion.
Ce que ni l’un ni l’autre ne fait
- Le planning nominatif : qui travaille quel jour relève d’un logiciel de planning.
- La paie : aucun des deux ne calcule de rémunération.
- La certification d’une démarche RH : une GPEEC ou des lignes directrices de gestion sont des démarches de l’établissement ; aucun logiciel ne les rend « conformes ».
Accès et offre
Effectivo est vendu en licence annuelle, avec toutes les fonctionnalités dans chaque plan ; les plans se distinguent par le nombre de collaborateurs suivis et d’utilisateurs. Un essai de 30 jours est ouvert après examen de la demande d’accès. Détail et prix : tarifs d’Effectivo.
Sources : effectivo.fr, fonctionnalités et tarifs, pages de présentation et mentions légales d’effectivo.fr, consultées le 14 septembre 2026 ; description du produit confirmée par l’éditeur.