Ce qu’est une maquette organisationnelle
Une maquette organisationnelle répond à une question : combien d’agents faut-il pour assurer les présences dont une unité a besoin ? Son résultat est l’effectif permanent nécessaire (EPN), exprimé en équivalents temps plein (ETP). Elle ne dit pas qui travaille quel jour, c’est le rôle du planning. Elle dit combien d’ETP sont nécessaires pour que le planning soit tenable.
| Maquette organisationnelle | Logiciel de planning | |
|---|---|---|
| Question posée | Combien d’agents faut-il ? | Qui travaille quel jour ? |
| Horizon | Stratégique : dialogue de gestion, budget | Opérationnel : semaine, mois |
| Résultat | Effectif nécessaire en ETP, par unité et par métier | Planning nominatif, agent par agent |
| Exemples d’outils | Outil ANAP, OttManager | Octime, AgileTime, Chronos |
Les deux se complètent : la maquette fixe l’effectif, le planning l’organise.
L’outil de référence du secteur est celui de l’ANAP. Sa mission, selon l’écran d’accueil de l’outil : « Formaliser la maquette d’organisation des présences de personnel pour un métier, dans une structure ; calculer les besoins en effectifs requis pour le fonctionnement de l’équipe et selon les variations saisonnières de l’activité ». Selon sa présentation dans la presse professionnelle, il « permet d’établir un modèle de gestion des présences du personnel, pour l’ensemble d’un établissement ou pour un métier ».
Ce qu’elle contient
Une maquette se construit métier par métier : infirmiers, aides-soignants, agents de service. Pour chacun :
- Le cadre de temps de travail : la durée annuelle de travail effectif de l’équipe, le taux d’absentéisme à remplacer, les heures de formation.
- L’activité au fil de l’année : les semaines réparties entre périodes basse, standard et haute, quand l’activité varie.
- Les modèles horaires : pour chaque poste, ses horaires, sa durée de travail effectif, les jours couverts et le nombre d’agents requis pour chaque période.
- Le résultat : l’effectif nécessaire en ETP, tous remplacements compris, et son écart avec les ETP budgétés.
Le calcul de l’EPN, étape par étape
Le calcul empile des heures, puis les convertit en ETP :
- Retenir la durée annuelle de chaque équipe : c’est le diviseur de tout le calcul (voir plus bas).
- Calculer le besoin direct : pour chaque modèle horaire, durée × jours couverts × agents requis, sur les semaines de chaque période. Une unité dont l’activité varie selon la saison raisonne par période : une moyenne annuelle lissée sous-dimensionne les pics.
- Ajouter le remplacement des absences : l’absentéisme au prorata du besoin direct, la formation et les autres heures en valeur. Voir comment intégrer l’absentéisme dans le calcul.
- Diviser par la durée annuelle : les heures nécessaires divisées par la durée annuelle de travail d’un agent à temps plein donnent l’EPN, en ETP.
- Comparer à l’effectif budgété : l’écart est la donnée d’entrée du dialogue de gestion (voir plus bas).
Les congés annuels et les jours fériés ne s’ajoutent pas aux remplacements : ils sont déjà déduits de la durée annuelle de travail effectif. Les compter une seconde fois gonflerait l’effectif.
La durée annuelle est le diviseur de tout le calcul. Le décret n°2002-9 en prévoit trois : 1 607 heures en règle générale, 1 582 heures en repos variable, 1 476 heures pour les agents exclusivement de nuit. Appliquer une seule durée à toute l’unité est l’erreur la plus coûteuse : voir combien d’heures par an travaille un agent en repos variable.
Les garde-fous réglementaires
Une maquette dont les horaires violent le décret donne un effectif faux, parce que le planning qui en découle ne pourra pas être tenu. Les contrôles essentiels :
- Durée quotidienne : 9 heures de jour, 10 heures de nuit, jusqu’à 12 heures par dérogation (art. 7).
- Repos quotidien : 12 heures consécutives, 11 heures seulement par dérogation (art. 6).
- Repos hebdomadaire : 36 heures consécutives, et 4 jours de repos pour 2 semaines, dont 2 consécutifs incluant un dimanche (art. 6).
- Durée hebdomadaire : 48 heures au plus sur 7 jours, heures supplémentaires comprises (art. 6).
Le guide temps de travail FPH détaille chacune de ces règles.
De la maquette au dialogue de gestion
L’effectif nécessaire n’a de sens que comparé à l’effectif budgété. L’écart, positif ou négatif, est la donnée d’entrée du dialogue de gestion : un besoin calculé, daté et explicable pèse davantage qu’une alerte formulée après coup.
Deux usages en découlent :
- Comparer des organisations : 7 h 30 ou 12 heures, poste de nuit supplémentaire, horaires décalés. Voir passer en 12 heures : combien d’ETP.
- Anticiper les ratios : la loi n°2025-74 fixera un minimum de soignants présents. La maquette dira combien d’ETP il faut pour les tenir présents. Voir le guide loi ratios soignants.
Les erreurs les plus fréquentes
- Une seule durée annuelle pour toute l’unité, alors que jour, repos variable et nuit n’ont pas la même.
- Une nuit comptée à 1 476 heures sans vérifier le seuil de 90 %, notamment pour les nuits de 12 heures.
- Un repos quotidien calculé sur 11 heures, alors que 12 heures est la règle.
- Les congés annuels comptés deux fois, dans les remplacements et dans la durée annuelle.
- Des classeurs dupliqués service par service, dont les paramètres divergent au fil des mises à jour.
Avec quel outil
L’outil de l’ANAP, gratuit, prend la forme d’un classeur Excel. La méthode est solide ; sa mise en œuvre sous Excel atteint vite ses limites :
- Des onglets dupliqués : une maquette par service, sans vue consolidée ni réutilisation.
- Des paramètres recopiés cellule par cellule : une évolution réglementaire impose de retoucher chaque classeur.
- Aucun garde-fou : rien n’empêche de saisir un horaire qui viole le repos quotidien ou les 48 heures.
- Pas de scénarios : comparer deux organisations suppose de dupliquer le classeur et de croiser les résultats à la main.
OttManager reprend la même méthode dans une application en ligne : maquettes partagées, durées annuelles tenues à jour, contrôle du repos quotidien et hebdomadaire sur chaque modèle horaire, et comparaison des organisations.
Sources : écran d’accueil de l’outil « Maquette organisationnelle et calcul des effectifs requis » de l’ANAP ; « Deux outils ANAP pour la gestion des temps de travail », infirmiers.com, 15 mai 2025 ; décret n°2002-9 du 4 janvier 2002, texte en vigueur, Légifrance. Consultés le 13 septembre 2026.